Light Blue and France’s new NF525 regulations

The French government is introducing a new set of financial regulations called NF525 on 1 January 2018. Only photographers with businesses based in France are affected by NF525, so please don’t be concerned by this if you’re not based in France.

NF525 is designed to combat fraud, and is aimed at cash register and accounting software. It requires French businesses to be using software that has been officially certified as complying with the new regulations.

Although Light Blue includes helpful invoicing and simple bookkeeping features in addition to its core shoot and contact management features, we’ve never intended Light Blue to be a comprehensive accounting package. However, because it generates invoices it still falls within the scope of NF525. We have therefore been working with French lawyers to find out exactly how the rules affect us and whether we will be able to get Light Blue certified under NF525.

NF525 has several technical requirements, and some of those requirements can’t be met with a system like Light Blue that allows you to work offline and then, later on, sync your changes between several devices. We might be able to change the way that Light Blue works to comply with the technical requirements at some point in the future, but the new regulations also include some non-technical requirements that are very hard for a company that doesn’t have a French office to comply with.

Together, these requirements from the French government mean that we will not be able to get Light Blue certified under NF525. Photographers who are using Light Blue in France can of course carry on using Light Blue’s core shoot and contact management features, but they should ask their accountants for advice about whether they need to find an alternative invoicing system.

We’ve heard a lot of grumbling about NF525 from the various companies and people that we’ve spoken to in France, and it sounds like a lot of them are going to struggle to meet the government’s certification requirements by the 1 January 2018 deadline. We will be keeping a close eye on the situation, and we hope that the regulations evolve to allow French photographers to continue to use their existing invoicing systems.

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Le gouvernement français est sur le point d’introduire de nouvelles règles financières appelées NF525 à partir du 1er janvier 2018. Seuls les photographes dont l’entreprise est basée en France sont affectés par les règles NF525, si vous n’êtes pas basé en France, ceci ne vous concerne pas.

Les règles NF525 ont été conçues pour lutter contre la fraude, et sont destinées aux logiciels de caisse et de comptabilité. Tout cela pour s’assurer que les entreprises françaises utilisent des logiciels ayant été officiellement certifiés comme étant compatibles avec ces nouvelles règles.

Bien que Light Blue comprenne de simples caractéristiques comptables et de facturation en plus de ses caractéristiques principales de gestion de travaux photo et de contacts, il n’a jamais été notre intention que Light Blue devienne un package comptable complet. Cependant, étant donné que le logiciel génère des factures, il relève toujours des règles NF525. Nous nous sommes donc concertés avec des avocats français pour découvrir exactement comment ces règles nous affectent et si nous pourrions voir Light Blue certifié selon les règles NF525.

Les règles NF525 possèdent plusieurs exigences techniques, et certaines de ces exigences ne peuvent être satisfaites avec un système comme Light Blue qui vous permet de travailler hors ligne puis, plus tard, de synchroniser vos modifications entre plusieurs appareils. Il se peut que nous puissions changer la manière dont Light Blue fonctionne pour se conformer aux exigences techniques dans un futur, mais les nouvelles règles comprennent certaines exigences non techniques auxquelles il serait très difficile de se conformer pour une entreprise ne possédant pas de bureaux physiques en France.

Ensemble, ces deux exigences en provenance du gouvernement français signifient que nous ne pourrons pas voir Light Blue certifié selon les règles NF525. Les photographes qui utilisent Light Blue en France peuvent, bien sûr, continuer à utiliser les caractéristiques principales de gestion de travaux photo et de contacts de Light Blue, mais ils devraient prendre contact avec leurs comptables pour obtenir des conseils quant à la nécessité d’utiliser un système de comptabilité alternatif.

Les règles NF525 ont prouvées être une source constante de grognements de la part des différents individus et entreprises que nous avons contacté en France, et il semble que bon nombre d’entre eux vont avoir du mal à se plier aux exigences de certification du gouvernement à compter de la date limite du 1er janvier 2018. Nous surveillerons la situation de près, et nous espérons que les règles évolueront pour permettre aux photographes français de continuer à utiliser leurs systèmes de facturation existants.